【人生の充実度が変わる】仕事ができる人のスケジュール管理／タスク管理

あなたは仕事に振り回されていませんか？
仕事以外の自分の夢に向かって
自分のやりたいことはできていますか？

タイムイズマネーとはよく言ったもので、
今は高齢となった私の父は先日、可能なら
お金を出してでも時間を買いたいと言っていました。
改めて、時間の浪費だけは避けたいと思いました。

少しでもみなさんの「仕事を円滑」にし、
少しでもみなさんの人生における「時間」を生み出す
お手伝いをしたいと思っています。

まずは大前提を受け入れよう

具体的な内容に触れる前に、まず人間として
以下のことを受け入れるところから始めましょう。

たまに自信まんまんの人がいますが、
自分は大丈夫なんて間違っても思ってはいけません。

慢心がいい方向に転ぶのを見たことがありません。
むしろ人間は忘れるものだと受け入れて自覚し、
保険をかけておくのが本当に優秀な人です。

例えば、何か痛い思いをして教訓を得たとします。
その教訓をテプラに印字し、
PCにデカデカと貼ったとします。
それは最初は違和感たっぷりでイヤでも目につきますが、
そのうち貼ってあることがいつもの光景となり、
まったく気にならなくなります。

そうなるとせっかくの教訓は薄れ、
また同じ痛い思いを繰り返してしまうのです。

人間は忘れるし慣れてしまうものだとまずは受け入れ、
その上でタスクを管理していくべきだと思います。

仕事に負けるな！

ここからは私のスケジュール／タスク管理法をご紹介します。
まずは私が私に課しているルールです。

新入社員時代、私は完全に仕事人間でした。
朝起きて会社に行き、家に帰って寝る。
家には寝に帰ってるだけ状態。

今考えても確かに業務量は多かったのですが、
自分のやりようで自分の時間が
全く作れないというわけではありませんでした。

たまにふと時間ができた時になってから
何をしようか考え、結局何も手をつけられないで
無駄に時間を浪費するということの繰り返しでした。
つまり、仕事に負けてる状態でした。

しかし、そんな自分がだんだんカッコ悪く思えてきて
考えを改めました。
「仕事をコントロールしてやる！」と。

たいていの成功者は他人が時間を浪費している間に先へ進む。
これは私が長年、この目で見てきたことである。
ヘンリー・フォード（フォード・モーター創業者）

私の管理方法

前置きが長くなってしまいました。
それでは私が実際に行っている内容をご紹介します。

私は紙の手帳派

スケジュール／タスク管理ではやはり手帳が欠かせません。
最近はいわゆる手帳アプリが本当にたくさん出ています。
調べてみた限りでは最近のものはどれもかなり便利だそうですが、
私は紙の手帳を使用しています。

理由は以下の通りです。（私は営業職です）

これは完全に好みですので、皆さんがいいと思う方でよいかと思います。

手帳のご紹介（＊ここはめっちゃ普通）

私の手帳は3部構成になっています。
①マンスリーページ
②ウィークリーページ
③保存ページ

①マンスリーページ

ここではひと月全体の把握をします。
＊現物を公開しようかと思いましたが、ちょっと問題ありと判断し、
同じような感じで書き直しています。本物は汚さの極みです。
ちなみに納品日を□で囲んでいます
右の小さな日付欄には月次提出物の〆切を
右下の余白には今月の数字（売上目標、前年売上など）
を書いています。普通でほんまにすみません…

②ウィークリーページ

基本的にこのページを見ながら
スケジュール調整をしていくことになります。
時間軸で管理しています。（※ここでの重要ポイントを後述します。）
右のページに現在のタスクを書きます。
次のパートでこのタスク管理の詳細をお知らせします。

③保存ページ

ここには仕事をしていく中で学んだことを
カテゴリーごとにまとめて記録しています。
私の場合は
「カタログには載っていない製品情報」「社内処理のフロー」などに分けています。
次に同じ情報が必要になったときに「えーっとなんだったっけ？」となるのを
防ぐためものですね。
うちの会社の場合、社内処理のフローは社内サイトに
マニュアルがあるのですが、開くまでがなんせ面倒で…
何度も同じことを聞くのは相手にとっても失礼ですし。

タスク管理

日々とめどなく生まれるタスク、
そして自分を磨くための目標の管理方法をご紹介します。

重要度と緊急度で分ける

どこかで見たことがあるかも知れませんが一応解説します。
ご覧の通り、「縦軸が重要度」、「横軸が緊急度」になっています。
こちらは「時間管理マトリクス」といい、
有名な「７つの習慣」の著者スティーブン・コヴィー氏によって提唱されました。

振り分け時のルール

一週間単位でリセットする

このリストは1週間ごとに書き直します。
（私は先ほどのウイークリーページの右ページに書いています。）
1週間たつと取り消し線などでぐちゃぐちゃになってきますし、
冒頭に述べた通り人間は慣れるもの。

仮にこのリストを大きめの付箋に書いていて、
週が変わったときに翌週のページに張り替えて運用すると
ずっとリストにあるタスクに見慣れてしまい、
しまいには記憶から消えていきます。
目の前に書いてあるのに、です。
1週間ごとに書き直すことで、「あー、そうや、コレ来週やらんと！」と
タスクと記憶を新鮮化できるのです。

〆切日を入れる

〆切があるタスクの場合は日付をしっかり入れておくといいと思います。
ただし、私は〆切日の少し前の期日を記載しています。
ついつい「まだ時間があるな」と思ってしまう
自分のシュガーっぷりを自覚しているからです！

また、期日がないようなタスクであれば、
自分なりに期限を切りましょう。
人間はラクをする生き物です。
期限のないタスクは、永遠にやらないと
考えてちょうどいいくらいです。

優先度の決め方

単純に締切日だけで分けるのではなく、
第三者が絡むものは優先度を上げるということも大切です。
誰かが自分を待っているという状態を
なるべく作らないということです。
これをやることで「あいつは仕事が早い」という印象を
与える事ができます。
信頼を得ることは様々な仕事にいい影響を与えます。

自分磨きの時間を強制的に作る

ここまではタスクの仕分け方法をご紹介しました。
あとは実際にタスクを処理していくわけですが、
みなさんはどの領域が一番大事だと思いますか？

緊急度も重要度も高い第一領域でしょうか？
以外と第四領域？なんて深読みする方もいるかもしれません。

ここで一番重要なのは、
実は第二領域「先のばしゾーン」の取り扱い方です。

具体的に紹介します。
まず、第一領域はイヤでも手をつけますよね。
目の前に大事な急ぎ案件が転がっていたら、
見て見ぬふりをできる人はほぼいないでしょう。

誰だって時間に追われたくないですから、
次は第三領域に手をつけると思います。
これも心理的によくわかります。

が、実はこの「第三領域へかける時間」が
自身の成長を妨げる要因になるのです。

つまり、第三領域で手いっぱいになり
第二領域にさく時間がなくなることが多くなるからです。

自分磨きの時間、
例えば「自分の業界の勉強」「英会話教室に申込む」とか「5キロ走る」などは、
ほとんどがこの「第二領域：先のばしゾーン」に分類されると思います。
みなさん心当たりがあると思いますが、こういう案件は
ついつい後回しにしてしまいますよね？

第三領域で疲れた精神状態で、果たして
「自分の業界の勉強」「英会話教室に申込む」とか「5キロ走る」なんて
できますでしょうか？
私はできません！（即答そして断言！！）
必死にやらない理由を作り、正当化する自信があります。

だから、ある程度の強制力をもって「先のばしゾーン」に
手をつけるようにする必要があります。

ではどうすればいいのか。

先程ご紹介した手帳のウィークリーページに一週間の予定を
書き込む際、先に2、3個の「先のばし案件」を入れ込みます。
（必ず仕事以外の個人的目標も含むようにします）

そしてその予定はよほどのことがない限り優先します。
万が一変更する際は、必ず別日程を決めてしまいます。
翌週に回したくないので、私は金曜日には入れないようにしています。

これをルーチン化することで仕事一色にならず、
時間をコントロールできている感覚を覚えます。

これは多方面への大きなモチベーションを生み出し、
結果として人生の充実度がかなり上がります。

あれこれ忙しくしているうちに過ぎていくもの。それが人生なんだ。
ジョン・レノン

うっかりを減らす工夫

こうやって管理していても、次から次に仕事が舞い込んできて、
ついついうっかりメモを取り忘れたりって、ありますよね。
わかります。わかりますよー。

積み重ねた信頼も、たった一つのミスで崩れ去るもの。
できることなら避けたいですよね。

私はこんな工夫をしています。
・付箋
・アラーム
・自分へメール

付箋

使われている方も多いと思いますが、
とっさのメモに便利です。
話を聞き終えてから重要度と緊急度を考えることができます。

具体的内容もメモでき、
終われば捨てることができるのでスッキリします。
例　12/14 昼まで　◯◯の市場動向（過去10年）　□□課長まで　△△のデータも入れる

私はいつでもメモが取れるよう、
手帳の最終ページに貼りつけています。

こういう手帳アイテムも売られていますね。

アラーム

特に提出物などのリマインド、
もしくは指定の時間に電話するときなどに有効です。

ポイントは提出物であれば提出期限ギリギリに設定するのではなく、
アラームがなってから作業に取り掛かっても
間に合うタイミングに設定することです。

自分へメール

手元にペンがない、ふせんを切らした、
ふせんははがれるからイヤだ
という方は「自分へのメール」をおすすめします。

こうしておけばメールチェック時に必ず目にするからです。
一目でわかるよう、件名の欄に簡単に要件を
記入したりしています。
（例：〇〇課長へXXの件調べてメールetc）

以上、私がこれまでの経験から採用している
スケジュール／タスク管理法をご紹介しました。

やるべきことが整理され、わかってると
「まず何をやろうかな」と考えるムダな時間が少なくなります。
こうなったらもうあなたは仕事に振り回されなくなります。

このように余裕が生まれると仕事にリズムが生まれ、仕事が早くなる。
早くなると、不思議なもので質もよくなるんです。

周りからの信頼は得られますし、
自分のやりたいこともきちんとこなせる。

色々ご紹介した中の何か一つでも
あなたの手助けになるものがあれば本当にうれしいです。

仕事を制して豊かな人生を送っちゃいましょう！！